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目次
PT出身で、いまは医療事務の仕事を一から覚えている室長てつです。
教わることが多すぎて、メモが追いつかない。自分用のマニュアルを作りたいけれど、ノートに清書する時間がない。異動や転職で新しい仕事を覚えるとき、そう感じることはないでしょうか。
先に結論です。教わるときは、ひと言断って説明を録音させてもらう。その日のうちに職場の用語辞書つきで文字起こしし、AIで「わからない所」を空けたまま手順書の下書きにする。清書は、自分で1回やってから。
この記事で使うもの。
- 録音できるもの（スマートフォンで十分。机に置いて長く録るならPLAUD Note）
- 用語を登録できる文字起こし
- 下書きを作るAI（ClaudeやChatGPT）
- 手順書のひな形（下のプロンプトに入っています）
教わった説明が、自分だけの手順書になるまでの流れを、順に書いていきます。
この記事でわかること。
- 録音の頼み方の例文と、録らない場面
- 用語辞書の有無で、文字起こしの誤りがどれだけ変わったか（実測）
- 文字起こしを手順書の下書きにするプロンプト
- 清書のタイミングと、音声・文字起こしの後始末
異動した最初の週は、手順より「言葉」でつまずく
新しい部署では、知らない言葉が次々に出てきます。医療事務なら、返戻、公費、限度額適用認定証。リハビリの現場から来ると、聞いたことはあっても中身を説明できない言葉ばかりです。
手順は、画面を見ていればまだ追えます。困るのは言葉のほう。用語がわからないと、何を質問すればいいかも作れません。
そこにメモが重なります。
- メモを取ると、画面と相手から目が離れる
- 書いている間に、次の説明が進む
- 帰ってから書こうとすると、半分は忘れている
だから、教わる時間は聞くことに集中して、記録は録音に任せる。これが自分用マニュアルの出発点です。
録音は、ひと言断ってから
録音は、必ず相手に断ってから始めます。黙って録るのは、どんな理由があっても避けてください。
頼むときは、目的を添えると通りやすくなります。私の場合は引き継ぎが目的だったので、そのまま伝えてお願いしたら「いいですよ」と言ってもらえました。
頼み方の例文です。そのまま使えます。
引き継ぎを取りこぼしたくないので、説明を録音させてもらってもいいですか。
自分の手順書づくりにだけ使います。録る場面・録らない場面
職場の録音は、録ってよい場面が限られます。
| 録る | 録らない |
|---|---|
| PCの操作や書類の流れを教わる説明 | 患者さん・利用者さんの名前や病状が出る場面 |
| 業務の手順・締め切り・提出先の説明 | 会議・人事・体制の話 |
| 自分が家で振り返って話す声 | 相手に断られたとき |
断られたら、その場はメモに切り替えます。帰ってから、覚えていることを自分の声でスマートフォンに話して残せば、録音に近い形で拾えます。
録っている間は、復唱しながら確認する
私はPCの操作を教わる場面で、1回20分ほど録っています。そのとき、自分でも復唱しながら確認するようにしていました。
- 「このフォルダですね」
- 「○○は△△の略ですね」
声に出すと、画面の場所や略語が言葉として録音に残ります。あとで文字だけ読んだときに、これが効いてきます（理由は下の「AIで手順書の下書きにする」で書きます）。
道具は、スマートフォンの録音アプリで足ります。私は、教わる説明はPLAUD Noteで録り、家で振り返りながら自分で話すときはスマートフォンを使っています。録音専用の機械は机に置いておけるので、スマートフォンを手元で使えます。
机に置いたまま、説明を録り続けられる
文字起こしは「その職場の用語辞書」で精度が変わる
録音を文字にするとき、いちばん化けやすいのは職場の言葉です。
私が用意した、医療事務の言葉を入れた90秒のテスト音声（職場の録音ではありません）を、6通りの方法で文字にして比べました。
| 文字起こしの方法 | 文字の誤り率 |
|---|---|
| PLAUD Note の文字起こし | 1.2% |
| 自作の仕組み（OpenAIの文字起こしAPI）＋医療事務の用語辞書 | 2.8% |
| MindClip（SwitchBot） | 3.1% |
| 自作の仕組み・用語辞書なし | 3.8% |
| Gemini Notebook（旧NotebookLM）＋用語集で校正 | 4.2% |
| Gemini Notebook | 8.3% |
同じ仕組みでも、用語辞書を付けると誤りが3.8%から2.8%に減りました。辞書つきでは、公費・返戻・限度額適用認定証・老健を正しく取れています。
辞書のない方法の誤りは、ほとんどが用語でした。
- 振替伝票 → 振替年表
- 返戻 → 年齢
- 支払基金 → 支払い元位金
分野の合わない辞書は、付けない方がましです。リハビリの用語辞書を会議の録音に当てたら、「定例」が「ケアレ」に化けました。辞書は、その職場・その業務の言葉で作ります。
辞書は、教わった言葉を足していく
最初から完璧な辞書はいりません。教わった日に出てきた言葉を、少しずつ足していきます。
- 書類の名前（例：限度額適用認定証）
- 略語（例：老健）
- 制度の言葉（例：返戻、公費）
職員の名前やシステムの名前を入れるのは、自分の辞書の中だけにとどめます。手順書やAIに渡す文章には出しません。
用語集や辞書の機能は、サービスごとに違います。PLAUD Noteは、アプリで医療などの業界別の用語集を選べると公式に案内されています。自分で単語を足せるか、何語まで入るかは、使う前に各サービスの公式ヘルプで確かめてください。
長い録音は20分ほどで区切る
画面操作が中心の録音は、無言の時間が長くなります。自作の仕組みで3時間を超える録音をまとめて文字にしたときは、同じ語句の繰り返しが本文に混じりました。PCの操作を教わる録音は、20分ほどで区切っておくと扱いやすくなります。
AIで手順書の下書きにする。清書は1回やってから
文字起こしができたら、AIに手順書の下書きを作らせます。私はClaudeを使っています。ChatGPTでも同じように使えます。
下書きを頼む前に、ひとつ知っておいてほしいことがあります。
文字起こしで抜けるのは「場所」と「略語」
文字起こしを読み返すと、ファイルの場所や略語での説明が抜けていました。教わっているときは画面を見ているのでわかります。でも文字だけになると、「ここを開いて」「これを選んで」としか書いていません。
だからプロンプトでは、場所や略語が曖昧な所を「要確認」に回すよう指示します。録音中の復唱は、この穴を先に埋めておくためのものです。
プロンプト①：文字起こし→手順書の下書き
次の文字起こしは、職場で業務の説明を受けたときの録音です。
これを、自分用の手順書の下書きにしてください。
# 書き方
- 見出しは「目的」「手順」「判断基準」「落とし穴」「期限と提出先」「要確認」の6つ
- 手順は番号つきで、1行に1つの操作
- 説明に無いことは書かない。推測で補った所は本文に入れず「要確認」に回す
- 「ここ」「これ」「いつもの所」など、場所が曖昧な所は「要確認」に回す
- 略語は、説明の中で言い換えがあればかっこで併記する。無ければ「要確認」に回す
- 人の名前は「担当者」に置き換える
# 文字起こし
（ここに貼る）「説明に無いことは書かない」の一文は外さないでください。AIは、それらしい手順を足して空白を埋めようとします。わからない所が空いたままの下書きのほうが、あとで聞く質問がはっきりします。
プロンプト②：わからない言葉→学習ノート
次の文字起こしに出てくる言葉のうち、医療事務の制度・書類・略語にあたるものを抜き出して、
学習ノートにしてください。
# 書き方
- 表にする。列は「言葉」「ひと言でいうと」「説明の中での使われ方」「確かめる先」
- 「ひと言でいうと」は一般的な意味だけを書く。この職場での扱いは推測しない
- 制度にかかわる言葉は「確かめる先」に、厚生労働省の告示・通知など一次情報の名前を書く
- 自信がない説明には「未確認」と付ける
# 文字起こし
（ここに貼る）制度の中身は、AIの説明をうのみにせず、厚生労働省の告示・通知で確かめます。学習ノートは「何を調べればいいか」の一覧として使います。
清書は、自分で1回やってから
下書きができても、すぐには清書しません。下書きを見ながら、自分で1回その業務をやってみます。
私が最初に手順書にしたのは、新規の登録の手順でした。下書きどおりに進めると、AIの要約が実際の操作画面と合わず、手順がおかしい所がありました。文字だけ読んでいたら気づけなかった所です。
やってみたら、そのメモを添えて直させます。
プロンプト③：1回やってみたメモ→清書
次は、手順書の下書きと、実際に1回やってみたときのメモです。
メモをもとに下書きを直してください。
- 順番が違った所、抜けていた操作を直す
- 直した所には【修正】と付ける
- 「要確認」のうち、やってみてわかった所は本文に移す。まだわからない所は残す
# 下書き
（ここに貼る）
# やってみたメモ
（ここに貼る）残った「要確認」は、次に教わるときの質問リストになります。
- 下書きは「わからない所」を空けたまま作る
- 清書は、自分で1回やってから
- 残った「要確認」は、次に聞く質問リストにする
やってみてよかったこと
仕事を覚えるのは大変です。それでも、説明の後に録音と文字で振り返れるのは効率的だと感じています。
家で振り返るときは、教わったことを自分の言葉でスマートフォンに話しています。自分で話すことが、そのままアウトプットにもなっていると思います。
手順書に残った「要確認」を、メモや資料と照らし合わせて指導者に確認してもらう回し方は、仕事の覚え方｜1回で覚えられなくていい。医療介護の現場で回す6段にまとめました。
職場の情報の線引き
録音もAIも、職場の情報を扱います。始める前に、次の線を引いておいてください。
- 録る前に、相手の同意をもらう
- 患者さん・利用者さんの名前や病状が出る場面は録らない。文字起こしに残っていたら消す
- 外部のサービスに送るときは、入力した内容が学習に使われない設定かを確かめる
- 音声と文字起こしの原本の保存場所と、消す時期を決めておく
- AIに入れてよい範囲は、職場のルールが先
私は、上司に確認したうえで、手順の部分に使っています。音声も文字起こしの原本も、いまは手元に残しています。消す時期はまだ決めていません。ここは私のやり方をまねるより、職場のルールに合わせて決めてください。
患者さんや利用者さんの情報をAIに入れるときの考え方は、医療・介護で生成AIを使うルール5つにまとめています。
職場に出す手順書にするときは、個人を特定できる情報を消してから出します。
まとめ
自分用マニュアルは、ノートに書かなくても作れます。
- 教わるときは、目的を添えてひと言断り、説明を録音させてもらう
- 文字起こしは、その職場の言葉で作った用語辞書をつける
- AIの下書きは「わからない所」を空けたまま。清書は自分で1回やってから
小さな一歩として、明日教わる業務を1つ、ひと言断って録らせてもらってください。わからなかった言葉は、10個だけ辞書に入れてみる。それだけで、次の文字起こしが変わります。
録音を机に置いたまま、画面と相手に集中したくなったら、録音専用の機械も選択肢になります。
教わる時間を、聞くことに使いたい人に
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