NotebookLMで議事録を作る最短手順。スマホ録音から10分で完成
目次
委員会の議事録、仕事の合間で時間を見つけて作業していたら、3日くらいかかっていませんか。
手書きのメモをWordに起こす、抜けがないか思い出す、フォーマットを整える。会議の翌日には他業務が詰まっていて、まとまった時間が取れない。1日30分ずつ進めて、結局完成まで3日。これが当たり前になっている人は多いはずです。
広報委員会の議事録作成を、私はNotebookLMで10分に短縮しました。
この記事では、追加コストなしで明日から試せる最短3ステップを、実際に使っているプロンプトつきで公開します。
「なぜ議事録から始めるべきか」を先に知りたい方は、シリーズ全体像から読んでください。
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議事録作成、これまで3日かかっていた話
私が担当している広報委員会は、5人・1時間の会議です。
これまでは、3名のうち1人が当番制で手書きメモを取り、後でWordに起こす形でした。期限は1〜2週間以内。それでも他業務と並行すると、完成まで3日が普通でした。
議事録の当番が回ってくると、ちょっと気が重い。同じ感覚を持っている人は多いはずです。
これを、10分に短縮する手順を、これから3ステップで公開します。
用意するものは、スマホとNotebookLMだけ
必要なものは3つです。
- スマホ：普通の録音アプリでOK（MP3で保存できれば何でも可）
- NotebookLM：Googleアカウントでログインするだけ。無料
- 会議室の机の真ん中に置けるスペース
専用のICレコーダーや有料ツールは要りません。 明日から試せるかどうかは、ここで決まります。
NotebookLMには2種類ある：アプリ版とブラウザ版
ここがこの記事の一番のポイントです。NotebookLMにはスマホのアプリ版とPCのブラウザ版があり、同じGoogleアカウントでログインすればデータは自動で同期されます。
私はこの2つを次のように使い分けています。
| 用途 | 使うもの |
|---|---|
| 録音 | スマホ（標準の録音アプリ） |
| 音声ファイルのアップロード | スマホのNotebookLMアプリ |
| 議事録の出力・編集 | PCのブラウザ版NotebookLM |
| Wordへの貼り付け・最終仕上げ | PC |
スマホのアプリ版だけでも一通り完結はできますが、出力されたテキストの選択・コピー・編集はスマホでは操作しにくいので、最終仕上げは必ずPCのブラウザ版でやります。スマホは「録音とアップロード専用」、PCは「出力と編集専用」、と役割を分けるのが一番速いです。
ステップ1：会議をスマホで録音する
会議が始まる前に、机の中央にスマホを置いて、録音アプリをスタートします。
私が使っているのはスマートフォン標準の録音アプリです。iPhoneのボイスメモでも、Androidの録音アプリでも問題ありません。保存形式はMP3でOK。
席配置やスマホの置き方は、そこまでこだわっていません。意識しているのは1つだけ。
マイク側を会議の方に向けて、机の真ん中あたりに置く。4〜5人程度の会議なら、これで十分拾えます。
注意点が3つあります。
- 声が小さい人がいると、その発言は拾えないことがある
- 後ろに大きな空調音がある席は避ける
- 個人情報を含む会議は施設のルールを確認してから
広報委員会のように個人情報の薄い会議から始めるのが安全です。
ステップ2：スマホのNotebookLMアプリに音声をアップロードする
会議が終わったら、スマホのNotebookLMアプリを開き、新規ノートブックを作ります。
「ソースを追加」から、録音したMP3ファイルをそのままアップロード。これだけです。
文字起こしはNotebookLM側で自動で進みます。処理は数分で終わります。
ここまでで、「音声を聞き返しながら手で書き起こす」という工程がまるごと消えます。 これまで3日かかっていた一番重い部分が、数分の待ち時間に置き換わります。
スマホでアップロードした音声ファイルは、同じGoogleアカウントのPCブラウザ版でもすぐに開けます。次のステップはPCに移ります。
ステップ3：PCのブラウザ版でプロンプト1行、議事録化する
PCのブラウザでNotebookLMを開き、さきほどアップロードしたノートブックを選びます。
チャット欄に1行入れるだけです。
最小プロンプトはこれです。
議事録を作ってもう少し整った形が欲しいときは、こちら。
項目ごとにわかりやすく整理された議事録を作ってくださいこれだけで、見出し付きの議事録ドラフトが返ってきます。出力されたテキストをコピーしてWordに貼り付ければ、議事録の形が完成します。
ただし、出力は70〜80点くらいです。そのまま提出はせず、必ず手直しする前提で読んでください。手直しの中身は別の記事で詳しく扱います。
「次の行動につながる議事録」にしたいときは、プロンプトの書き方をもう一段工夫すると効果が大きいです。これも別記事で扱います。
3日が10分になる
手直しまで含めて、議事録の完成は10分です。
月1回の委員会でも、年12回 × 2.5日 = 30日分の業務時間が浮く計算になります。当番が回ってきても気が重くならない、という効果のほうがむしろ大きいかもしれません。
委員会のメンバーにこの手順を共有すると、「すごい」と言われます。ただ、自分以外に真似して使い始めた人は、まだいません。
「すごい」と言われるけれど、現場で簡単に伝えたくらいでは、すぐに動く人はいない。だからこそ、手順を文字で残す意味があると思っています。
つまずきポイントと、次に読む記事
実際にやってみると、3つにぶつかります。
1. スマホアプリへのアップロードに時間がかかる
NotebookLMアプリへの音声アップロードは、通信環境に大きく左右されます。1時間以上の録音データになるとアップロードに時間がかかり、電波が不安定だと数十分待たされることもあります。
私の住んでいる地域は5Gと4Gが入れ替わり立ち替わりで、電波が弱いタイミングが多いです。そういう環境では、次の代替手順のほうが確実に速いです。
- スマホをUSBケーブルでPCにつなぐ（またはAirDrop・Google Drive経由で転送）
- PCのブラウザ版NotebookLMから、直接そのMP3ファイルをアップロード
有線でPCに転送→ブラウザ版から直接アップロード、これが私の中での最終手段です。Wi-Fiが弱い・通信が不安定な現場では、最初からこの手順を選んでもいいくらいです。
2. 専門用語・固有名詞の誤認識
医療介護現場では特に深刻です。詳しくは続きの記事で扱います。
3. 70〜80点の出力をどう90点まで上げるか
提出前の手直しの問題。これも続きの記事で扱います。
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この記事のまとめ
- 委員会の議事録は、スマホとNotebookLMだけで10分に短縮できる
- NotebookLMには**アプリ版（スマホ）とブラウザ版（PC）**があり、同じGoogleアカウントで同期される
- ステップ1：机の真ん中にスマホを置いて録音
- ステップ2：スマホのNotebookLMアプリに音声をアップロード
- ステップ3：PCのブラウザ版を開き、「議事録を作って」と1行打つ → Wordへ貼り付け
- 通信が不安定なら、PCに有線転送→ブラウザ版から直接アップロードが確実
- 出力は70〜80点。手直しは前提だが、それでも3日が10分になる
明日の委員会から、試せます。
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