「次の行動につながる議事録」を生むプロンプトの型。NotebookLMで4項目を指定する
目次
NotebookLMで議事録を作った。手元にきれいな議事録がある。
それでも1週間後に読み返すと、「次に何をすればよかったんだっけ」と思うことはありませんか。
議論の流れは残っているのに、次の動きが見えない。これは議事録のフォーマットの問題です。AIに頼んだから起きるわけではなく、人が手で書いた議事録でも同じことが起きます。
プロンプトに4つの項目を指定するだけで、議事録は「次の行動が残る資料」に変わります。
録音からNotebookLMでの議事録化までの最短手順は、第1回で解説しています。まずそちらで議事録を作れる状態にしてから、本記事の内容を上乗せしてください。
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「議事録を作って」だけだと、行動が残らない
NotebookLMに「議事録を作って」と打つと、よくある形の議事録が返ってきます。
会議で出たトピックを、項目ごとに整理してくれる。これはこれで読みやすい。
ただ、読み返したときに困るのは、「で、自分は何をすればいいんだっけ」という部分です。決定事項が議論の中に埋もれて、行動が浮き上がらない。
これは議事録の悪い癖というより、AIが「議論を要約する」モードで動いているからです。指示しなければ、AIは流れを残します。
プロンプトに4つの項目を指定する
私が使っているプロンプトはこれです。
会議の目的／検討内容／決定事項／次のアクション
で整理して議事録を作ってください。たったこれだけで、出力の構造が変わります。
- 会議の目的：冒頭で何を目指して集まったか
- 検討内容：途中でどんな選択肢を比べたか
- 決定事項：最終的に何が決まったか
- 次のアクション：次に誰が何をやるか
この4つに分けて書かれた議事録は、1週間後でも次の行動がすぐに分かります。
コピペで使える完成版プロンプト
そのまま貼って使える形にしておきます。
このソースの音声を元に、広報委員会の議事録を作成してください。
以下の4項目で整理してください。
【会議の目的】
この会議で決めたかったこと、進めたかったことを箇条書きで。
【検討内容】
出た意見・案・懸念点を箇条書きで。重要度の高いものを上に。
【決定事項】
会議で確定した内容を箇条書きで。曖昧な合意は「保留」と明記。
【次のアクション】
誰が／何を／いつまでに、の3点を箇条書きで。担当が決まっていない
ものは「未定」と書く。会議名（広報委員会の部分）は自分の委員会名に書き換えてください。
Before / After の実例
実際に同じ会議の音声を使って、最小プロンプトと項目指定プロンプトで出力を比べてみました。
Before：「議事録を作って」だけの場合
1. 委員会の規則および組織図の見直しについて
- 組織図の変更に伴う規則改定: 病院の組織図が変更されたことに
伴い、広報委員を選出する部門の規定にずれが生じているため、
規則の見直しを行う必要があります。
- 在宅事業部の削除: 在宅事業部が廃止されたため、規則から
削除します。
- 委員の任期と選出: 委員の任期は規則通り原則2年とし、
定期的なローテーションを実施します。
2. 広報誌「夏号」の発行スケジュールと構成について
- 発行目標: 今年は「7月発行」を目指して進行します。
- スケジュール:
- 4月〜5月: 記事の内容を整理し、担当者へ執筆依頼を行います。
- 6月上旬: 記事を回収し、準備を完了させます。
（以下続く）トピックごとに整理されているので読みやすい。ただ、「自分が次に何をすればいいか」がパッと見では分からない。
After：項目指定プロンプトの場合
【会議の目的】
- 組織図変更に伴う広報委員会規則の改定方針を確定する
- 広報誌「夏号」の発行スケジュールと構成を決定する
- 病院アピール施策の方向性を検討する
【検討内容】
- 在宅事業部廃止に伴う、委員選出部門の整理
- 委員任期と参加状況の調整方針
- 広報誌の紙面ボリューム圧縮（3〜4面 → A4裏表案）
- VR検査・体験研修の記事化、水害教訓の掲載時期
- 嚥下対応食の魅力発信方法 → 試食会企画案
【決定事項】
- 在宅事業部を規則から削除する
- 通所リハビリテーション等は診療部門に組み込む
- 委員任期は原則2年・定期ローテーションを継続
- 広報誌「夏号」は7月発行で進行する
- 紙面はA4裏表程度に縮小する方向で次回会議に詰める
【次のアクション】
- 規則変更案を事務局・委員長に確認する（担当：委員長／期日：
次回会議まで）
- 記事執筆依頼を行う（担当：各記事担当／期日：4〜5月中）
- 原稿を回収する（担当：編集担当／期日：6月上旬）
- 試食会企画をゼロベースで検討する（担当：栄養部と連携）会議が終わった瞬間に「誰が何をいつまでにやるか」が分かる状態になっています。
項目はカスタマイズしていい
私は4項目で固定していますが、委員会の性格によって項目を入れ替えてもいい。
- 教育委員会：目的／検討内容／決定事項／次のアクション／次回までに準備するもの
- 安全管理委員会：報告された事案／原因分析／改善策／責任者
- 業務改善委員会：課題／提案／優先度／担当
委員会で毎回欲しい情報の形を決めて、プロンプトに固定で入れておく。これだけで議事録の品質が一段上がります。
プロンプトの型は他のAIでも使える
この4項目プロンプトはNotebookLM限定の話ではありません。
ChatGPTやGemini、Claudeにテキストの議事録メモを渡して同じ指示を出しても、ほぼ同じ品質で項目立てしてくれます。音声からの起こしはNotebookLMが得意ですが、項目立てそのものはどのAIでも使える型です。
会議メモを後から整理する場合、手元のテキストをChatGPTに貼って同じプロンプトを使えば、同様の結果が得られます。
項目立てが効くのは、人にも効くから
「会議の目的／検討内容／決定事項／次のアクション」という4項目は、AI向けの工夫に見えて、実は会議運営そのものの型です。
会議を始めるときに「今日の目的はこれ」と確認する。終わるときに「決まったこと」と「次の動き」を整理する。この流れができている会議は、議事録も自然にこの形になります。
逆に言えば、議事録が4項目で書きにくい会議は、会議そのものが整っていない可能性があります。AIに整理させてみると、会議の弱点まで見えることがあります。
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この記事のまとめ
- 「議事録を作って」だけだと、議論は残るが次の行動が残らない
- プロンプトに「会議の目的／検討内容／決定事項／次のアクション」の4項目を指定する
- これだけで議事録が「次回までにやることリスト」に変わる
- 項目は委員会の性格に合わせてカスタマイズしてよい
- この型はChatGPTやGeminiでも使える普遍的なフォーマット
次は、この出力をさらに磨くための話に入ります。NotebookLMが必ず間違える専門用語と固有名詞を、用語集ファイルで一気に減らす方法です。
→ 第3回：専門用語の誤認識を1/5にする用語集の作り方（公開予定）
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