NotebookLMで議事録3日→10分。委員会議事録こそAIに任せるべき4つの理由
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委員会の議事録の当番が回ってくると、ちょっと気が重い。
会議のメモを取って、後でWordに起こして、フォーマットを整える。他の業務をやりながらだと、完成までに3日かかる。期限は1〜2週間だから間に合うけれど、その間ずっと頭の片隅に議事録が居座る。
私は広報委員会の議事録を、NotebookLMで10分に短縮しました。
ここまで時間が変わると、当番が回ってきても気が重くなりません。むしろ、自分の番のほうが楽なくらいです。
この記事は、議事録AI活用シリーズの最初の1本です。なぜ議事録こそAIに任せるべきか、そして全5回で何を学べるかをまとめます。
3日かかっていた議事録が、10分になった
私が担当している広報委員会は、5人で1時間の会議です。
これまではメンバー3名のうち1人が当番制で手書きメモを取り、後でWordに起こしていました。期限は1〜2週間以内。それでも他の業務と並行すると、完成までに3日が普通でした。
いまは、こうなっています。
会議が始まる前に、机の中央にスマホを置いて録音をスタートする。会議が終わったら、その音声をNotebookLMに入れて「議事録を作って」と1行打つ。返ってきた議事録を10分ほど手直しして、提出する。
合計10分。手書きで聞き返す時間も、Wordで体裁を整える時間も、ほぼゼロになりました。
議事録こそ、AI活用の入口として最適な4つの理由
医療介護現場でAIを使い始めようとすると、最初の壁は「どこから試すか」です。
患者記録は個人情報が重い。家族対応は文脈が複雑。新人指導は人間関係が絡む。最初の一歩としてはどれもハードルが高い。
委員会の議事録は、この点で理想的です。 理由は4つあります。
- ① 定型業務である 議事録は構造が決まっている。AIが最も得意な領域です。
- ② 個人情報が薄い会議から始められる 広報委員会のように、患者の話が中心ではない委員会から始めれば、リスクを抑えて練習できます。
- ③ 効果が誰の目にも分かる 3日が10分。数字で示せる成果は、自分の納得にも、周囲への説明にも効きます。
- ④ 毎月発生する 月1回の委員会なら、年12回練習できる。半年も続ければ、AI活用のコツが身体に入ります。
「最初に試すならどこ？」と聞かれたら、私は迷わず議事録と答えます。
「すごい」と言われても、誰も真似しない
委員会のメンバーにこの方法を共有しました。反応は「すごい」でした。
ただ、自分以外に真似して使い始めた人は、まだいません。
これは抵抗感があるからではありません。「便利そうだね」と本気で思ってくれている。それでも動かない。
現場で簡単に伝えたくらいでは、すぐに動く人はいない。 これは私自身が一番痛感していることです。
だからこそ、手順を文字で残す意味があります。
「すごい」と言われた瞬間に動ける人は1割もいない。残りの9割は、文字で読める手順があって、自分のペースで試せる環境があって、はじめて動けます。
このシリーズは、その9割の人に向けて書きます。
このシリーズで何を学べるか
全5回で構成します。順番に読んでもいいし、悩んでいる箇所から飛んでもいい設計にします。
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5回ぶんを読み終えたとき、議事録AIが自分の現場の道具になっています。
議事録の先にあるもの
議事録AIに慣れると、別の業務でもAIを使いたくなります。
例えば、自分用の記録。日報のかわりに、その日やったことを音声で録音して、AIにTo-doリストとして整理してもらう。
例えば、マニュアル作り。実際に作業しながら手順を口に出して説明し、その音声からマニュアルを作らせる。喋りながら作業すると手順の抜けも減ります。
例えば、カンファレンスの記録（個人情報の運用ルールが整っていれば）。
議事録は入口です。1か月使い込めば、現場の他の業務もAIに任せたくなります。このシリーズの先には、その応用編のテーマが控えています。
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まず、第1回から読んでください
議事録AIの導入で大事なのは、最初の1回を試してみることです。
知識を全部揃えてから動くのではなく、最小フローで1回やってみて、つまずいた箇所をシリーズの該当回で補強する。この順番が一番早く身につきます。
明日の委員会から、試せます。
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この記事のまとめ
- 広報委員会の議事録作成を、3日から10分に短縮した実例がある
- 議事録は、定型業務・個人情報が薄い・効果が見える・毎月発生する、の4点でAI活用の入口に最適
- 周囲は「すごい」と言うが、簡単な共有では誰も動かない。だから手順を文字で残す
- シリーズ全5回で、最短手順・プロンプトの型・用語集・手直し、をカバーする
- まず第1回から試して、つまずいたら該当回に戻る
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このブログでは、医療介護現場で実際に使っているAI活用術を発信しています。 Xアカウント（@genba_pt_ai）でも毎日情報を発信中です。